1. Przygotowanie Call for Proposals
   • produkcja nowego plakatu
   • umieszczenie plakatu na stronach www wraz z dodatkowymi linkami na stronach IM PAN
   Plakat produkuje Pani Karolina w formacie PDF, w wielkościach A3 i A4
   powiadamia webmastera o nowym Call for Proposals, który umieszcza plakat na stronie Centrum Banacha oraz link do niego w lewej listwie nawigacyjnej na polskiej i angielskiej stronie głównej IM PAN.
   Po terminie składania proposals linki te powinny zostać usunięte.
2. wysłanie "Call for Proposals" emailem i listownie
   w tym celu warto korzystać z korespondencji seryjnej Worda dla listów. natomiast w programie obsługujacym pocztę stworzyć listę wysyłkowa. W kolejnych latach latach listy te mogą być modyfkowanie i wykorzystywane.
3. Gdy zostaną podjęte decyzje, co do programu na kolejny rok:
   1. Dla każdej konferencji pani Karolina tworzy akronim, listę konferencji i akronimów przekazuje webmasterowi,
   2. webmaster tworzy strony startowe dla zaakceptowanych konferencji
   3. webmaster tworzy specjalną stronę dla Pani Karoliny, na której będą podane odpowiednie linki do startowych stron nowych konferencji.

Tworzenie stron startowych konferencji

Strony te tworzy pani Karolina korzystając ze specjalnie dla niej utworzonej strony

Jesli akronim to ACR to adresem strony startowej jest http://bcc/impan/pl/ACR/
Pani Karolina wchodzi kolejno na te strony, loguje się jako administrator (bccadmin) i wstępnie je konfiguruje.

1. ustala dane "confmanager"a (dla każdego inne)
   Users&groups → Users
   zmieniając Name:nazwe confmanager np. na janeczko, gdy jest on organizatorem konferencji
   ustala hasło, Password: Password again:
   wpisuje imię First Name:
   wpisuje nazwisko Last Name:
   wpisuje email organizatora Email Address:
2. zmienia 3 emaile
   1. email confmanagera (opisane wyżej)
   2. email, na który mają przychodzić emaile informujące o rejestracji uczestników
      Users&Groups → Self Registration Module → Preferences
      w polu Registration emails should be sent to:
   3. email, na który przychodzą powiadomienia o abstraktach
      Content → News → Options
      Email address to receive notification of news submissions:
3. wpisanie tytułu konferencji, wchodzimy w
   Site Admin → Global Settings → General Settings
   w polu Site Name wpisujemy tytuł konferencji.
4. Wstępne ustawienie strony Home
   wchodzimy Content → Pages
   wybieramy stronę Home
   
   1. wybieramy Options w polu Template wybieramy miejsce konferencji
   2. wybieramy Main i wypełniamy pola
      
      • Title:
      • Start Date:
      • End Date:
      • Location:
      • Content: Tu należy koniecznie wpisać cos sensownego, to, co organizator podał w swym zgłoszeniu, (jeśli puste strona nie chce sie zmienić).
5. Wstępne zredagowanie strony Organizing Commitee
   i jej aktywacja, ewentualnie innych stron, jesli pozwalaja na to posiadane dane.

By zmiany były wprowadzone należy zawsze używać przycisku Submit
Należy sprawdzić poprawność zredagowanych stron.

Rozszerzenie formularza rejestracyjnego

Wchodzimy jako bccadmin (tego nie moze zrobic confmanager) w Users&Groups → Fronted User Management
otwiera sie User Properties
klikamy na Add Property przykładowo
Name hotel
Prompt Hotel required ?
po Submit
wchodzimy Users&Groups → Fronted User Management → Groups
wybieramy registrated
w polu Field status zmieniamy Off na Optional lub Required
Jesli formularz rejestracji jest już dostępny nowe pole już się w nim pojawi.

Nalezy jeszcze sprawdzic, jak dziala Excell, patrz dalej Dane o uczestnikach do produkcji witytówek

List do organizatora konferencji

Po stworzeniu strony startowej konferencji p. Karolina powiadomia webmastera, by uaktualnił stronę programu CB na kolejny okres wraz z linkami do odpowiednich konferencji.

Należy sprawdzic, czy organizator konferencji będzie mogł sie zalogować w tym celu należy się zalogować z nadana mu nazwą confmanagera i hasłem.

Teraz można wysłac do organizatorów zaakceptowanych przez Dyrekcje BC pismo informujące ich o zaakceptowaniu ich propozycji wraz z informacją, że mają obowiązek prowadzić strony w/g standardowego wzoru. podając im wprowadzone emaile i hasła.
W liście nie należy używac polskich znaków diaktrycznych, gdyż niektórzy używają systemów, na których nie ma polskich liter

Szanowny Panie Profesorze,

Uprzejmie informuje, ze Panska propozycja zorganizowania
konferencji .... zostala zaakceptowana przez .....
...................................

Informuje tez, ze zostala juz stworzona strona www 
Panskiej Konferencji:
http://bcc.impan.pl/..../
Zgodnie z zarzadzeniem Dyrektora Centrum Banacha
 jako organizator tej
konferencji jest Pan zobowiazany redagowac te strone.
W tym celu nalezy wejsc na strone jako administrator
 (kliknac obrazek admin). 
 Nalezy sie zalogowac jako
uzytkownik: ........
z haslem: ........

Instrukcja obslugi znajduje sie na stronie
http://www.impan.pl/BC/forOrg.html

W razie potrzeby prosze o kontakt ze mna emailem lub telefonicznie
22 522 82 32.

                                                                       
z powazaniem
                                                                       
Karolinal Maslanka
Sekretariat Centrum Banacha

Dane o uczestnikach do produkcji witytówek

Archiwizacja konferencji i sprawozdania

Po ostatecznym zakończeniu każdej imprezy strony na serwerze bcc.impan.pl powinny zostać zarchiwizowane i w tej postaci przeniesione w inne miejsce. (http://www.impan.pl/BC/Arch/)
Przed likwidacją stron na serwerze bcc.impan.pl należy wyciągnąć dane o uczestnikach. Do czasu, gdy p. Wilk to załatwi, to zgodnie z helios:/www/IMPAN/BC/Arch/README.