Jak zorganizować konferencję?

Wnioskowanie dla większych wydarzeń (15+ uczestników):

Uprawnione wydarzenia: konferencje, semestry, fora.

Zgłoszenie: Wypełniony formularz zgłoszeniowy Centrum Banacha (PDF, doc) należy przesłać do biura Centrum Banacha, a kopię do zastępcy dyrektora.

Terminy:

• Konkurs roczny:

  • Termin zgłoszeń: 5 maja danego roku. (dla wydarzeń w latach 2026–2028).

  • Ocena: Wnioski są oceniane przez Radę Naukową na podstawie wartości naukowej oraz wpływu na polską matematykę. Organizatorzy prezentują swoje propozycje podczas spotkania oceniającego. Zatwierdzone wydarzenia mogą otrzymać dofinansowanie w wysokości 20–50% kosztów lokalnych.

• Wnioski pozakonkursowe:

  • Terminy: Przyjmowane przez cały rok, oceniane przez Zastępcę Dyrektora. Możliwe minimalne wsparcie finansowe.

  • Koszty w Będlewie: 400–450 EUR/osoba/tydzień (obejmuje zakwaterowanie, pełne wyżywienie, uroczystą kolację, transport do/z Poznania oraz wycieczkę). 

Uwaga: Zalecane jest włączenie rezydenta Polski do komitetu organizacyjnego.

Aplikacja dla mniejszych wydarzeń (<15 uczestników):

Dla warsztatów, spotkań grup badawczych oraz forów:

• Zgłoszenie: Procedura wnioskowania taka sama jak dla większych wydarzeń. 

Należy użyć formularza zgłoszeniowego Centrum Banacha (PDF, doc).

Informacje wymagane we wniosku:

• Szczegóły wydarzenia: tytuł, czas trwania, planowane daty oraz struktura (np. wykłady plenarne, sesje plakatowe).

• Komitet organizacyjny: imiona i nazwiska, adresy e-mail oraz – jeśli możliwe – numery telefonów.

• Tematyka naukowa: krótki opis (do jednej strony).

• Uczestnicy: przewidywana liczba, wstępna lista (w miarę możliwości z podziałem na kraje) oraz zaproszeni prelegenci (z podaniem potwierdzeń udziału).

• Budżet: szacunkowy całkowity koszt, kwota wnioskowanego dofinansowania z Centrum Banacha oraz informacje o innych źródłach finansowania.

Dodatkowe informacje:

• W przypadku cyklicznych wydarzeń należy dołączyć raport z poprzednich edycji, przygotowany przez Komitet Naukowy.

• Wskazać, czy planowana jest publikacja materiałów pokonferencyjnych w serii Banach Center Publications (BCP).

Poniżej opisano obowiązki organizatorów wydarzeń zatwierdzonych przez Centrum Banacha:

Rezerwacja terminów i rejestracja wydarzenia:

• Należy zarezerwować termin konferencji z dużym wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność miejsca, szczególnie w przypadku Ośrodka Konferencyjnego w Będlewie.

• Dla wydarzeń organizowanych w Warszawie: 

  Najpóźniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem wydarzenia organizatorzy muszą przesłać do sekretariatu Centrum Banacha informacje o liczbie uczestników, przewidywanych kosztach oraz szczegółach finansowania.

• Dla wydarzeń organizowanych w Będlewie: Organizatorzy są zobowiązani do wypełnienia Formularza dla organizatorów konferencji naukowych w IMPAN.

  Formularz należy przesłać nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Dane w formularzu są traktowane jako wiążące i stanowią podstawę do zlecenia zadań i rozliczenia konferencji w ramach działalności statutowej Instytutu.Po otrzymaniu wypełnionego formularza kierownik Ośrodka potwierdza realizację wydarzenia na wskazanych warunkach lub zgłasza ewentualne uwagi. Prośby zgłaszane po terminie 30 dni są rozpatrywane indywidualnie i wymagają pisemnej akceptacji.
  

 Inne obowiązki organizatorów:

• Utworzenie i prowadzenie strony internetowej wydarzenia za pomocą Google Sites w ramach platformy Centrum Banacha. Pracownicy Centrum Banacha pomogą w jej wstępnej konfiguracji.

• Dla konferencji pięciodniowych - zaplanowanie przyjazdów na niedzielne popołudnie i wyjazdów w piątek lub sobotę.

Ważne informacje:

• Materiały promocyjne: W każdej reklamie i na każdym plakacie należy zamieścić informację: „Wydarzenie organizowane przez Międzynarodowe Centrum Matematyczne im. Stefana Banacha”.

 Po wydarzeniu: 

• W ciągu dwóch tygodni należy złożyć raport finansowy i naukowy w języku angielskim i przesłać go do biura Centrum Banacha,

• Zewnętrzne środki finansowe muszą zostać zdeponowane na koncie Instytutu

Wymagania dotyczące raportu naukowego

• Tytuł, daty oraz organizatorzy wydarzenia.

• Liczba uczestników (z podziałem na kraje i płeć).

• Liczba wygłoszonych referatów, w tym tytuły prezentacji zagranicznych prelegentów.

• Podsumowanie osiągnięć naukowych wydarzenia.

• Załączniki: lista uczestników i program wydarzenia.

Centrum Banacha zapewnia pełne wsparcie dla organizacji konferencji online i hybrydowych, zarówno w Będlewie, jak i w Warszawie, w tym:

• Pomoc w korzystaniu z licencji na duże spotkania w ZOOM, w tym dystrybucja linków, prowadzenie lub nagrywanie wykładów w chmurze ZOOM Centrum Banacha.

• Zamieszczanie nagranych wykładów na dedykowanej playliście na kanale YouTube Centrum Banacha.

• Udostępnienie profesjonalnych tabletów graficznych dla prelegentów na miejscu, umożliwiających transmisję sesji lokalnych do uczestników zdalnych, a także sprzętu do transmisji wykładów zewnętrznych.

• Pomoc w tworzeniu i zarządzaniu stroną internetową wydarzenia.

• Projektowanie plakatu wydarzenia z kodem QR prowadzącym do strony konferencji.

Organizatorzy muszą wyznaczyć osobę kontaktową, która będzie koordynować wszystkie aspekty online we współpracy z Biurem Centrum Banacha.